http://ws.amazon.com/widgets/q?ServiceVersion=20070822&MarketPlace=US&ID=V20070822%2FUS%2Fblognatysa-20%2F8003%2Ffc2d872b-77de-439a-9a86-0fae4ab20b08&Operation=GetDisplayTemplate Amazon.com Widgets
Dalam kegiatan organisasi tak lepas dari surat-menyurat dan dokumen sebagai pendukung vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan
bahan kerja dalam rangka pencapaian tujuan. Tetapi sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang kurang perhatian terhadap masalah arsip.
Bertumpuknya surat dan dokumen di atas meja kerja dan sekitarnya menjadi pemandangan di sebagian perkantoran, kekhawatiran akan hilangnya surat dan rasa sayang untuk memusnahkan surat, menjadi penyebab menumpuknya surat di atas meja. Kondisi ini menyebabkan kantor menjadi terlihat kotor dan berantakan. Hal ini dikarenakan kurangnya perhatian dan pengetahuan terhadap permasalahan arsip.
Jika berkas tersebut dibiarkan, maka akan menimbulkan permasalahan baru, akan diapakan berkas tersebut. dan bahkan akan kesulitan dalam pencarian surat dan dokumen yang diperlukan, dan yang lebih berbahaya lagi hilangnya surat dan dokumen penting. Padahal jika kita menyadari pentingnya arsip, maka kita akan memperlakukan dan menyimpan arsip dengan baik, sehingga permasalahan di atas bisa kita hindari.
Kesadaran akan pentingnya arsip harus dimiliki oleh semua karyawan baik atasan maupun bawahan. Sebelum kita melangkah lebih jauh tentang arsip, akan lebih baik jika kita terlebih dahulu mengetahui apa itu arsip. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah/swasta ataupun perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan (UU No. 7 Tahun 1971).
Pengertian arsip juga berdasarkan kepada penciptanya apakah instansi pemerintah, swasta, atau perorangan yang bertanggung jawab terhadap arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara, serta dipergunakan untuk kepentingan pelaksanaan tugas.
Dari pengertian di atas arsip itu dapat berbentuk kertas (surat-surat, dokumen-dokumen) ataupun non kertas (gambar, video) yang dipergunakan untuk pelaksanaan kehidupan kebangsaan dan pelaksanaan tugas baik dilakukan oleh lembaga pemerintah, swasta, maupun perorangan.
Mengingat betapa pentingnya arsip, maka untuk menghindari permasalahan-permasalahan seperti yang telah dipaparkan di atas, ada beberapa hal yang harus dilakukan diantaranya :
